Elastico 2000 5.0

La nuova versione di Elastico introduce molte novità, tra le quali le più rilevanti sono:

• adozione dell'Euro come valuta principale
• nuova Gestione estratto conto
• nuova Gestione dei Pagamenti e Incassi con la possibilità di generare registrazioni partendo dallo scadenziario
• un nuovo e più semplice sistema per contablizzare i documenti di vendita, gli effetti e le fatture servizi
• necessità di impostare la risoluzione dell' schermo ad almeno 800x600 pixels
• necessità di inserire una nuova chiave di attivazione

L'euro

A partire dalla versione 5.0 Elastico 2000 adotta come valuta principale l'Euro.
La conseguenza più visibile di questo cambiamento è l'introduzione dei decimali negli importi. Nonostante il numero di cifre decimali da usare per esprimere valori in Euro sia due possono esserci casi (tutt'altro che rari) in cui conviene usarne più di due per esprimere i prezzi di vendita e di acquisto di articoli.

Elastico 2000 consente all'utente di poter scegliere quante cifre decimali usare per i prezzi grazie alla finestra di Preferenze azienda.

Con Elastico 2000 5.0 viene installato anche un programma di conversione che provvede a creare una nuova azienda (lasciando inalterata l'azienda in lire) copiando solo i dati anagrafici dalla vecchia azienda, e dando la possibilità scegliere di importare o meno le seguenti informazioni:

• Ordini clienti
• Ordini fornitori
• Listini fornitori
• Esistenza e valore articoli di magazzino riportata come giacenza iniziale.
• Effetti
• Scadenze

Durante la conversione tutti gli importi presenti negli archivi verranno convertiti nel corrispondente valore in Euro, quindi soprattutto nel caso degli ordini potrebbero verificarsi delle differenze tra il totale il lire ed il totale in euro a causa degli inevitabili arrotondamenti.

Le registrazioni di prima nota, i movimenti di magazzino, i documenti di vendita, i documenti di reso e trasferimento e i documenti di produzione non vengono convertiti perché sono stati effettuati in lire, e quindi di conseguenza i libri giornali ed i registri devono essere stampati in questa valuta, convertire questi movimenti in euro non avrebbe quindi nessuno scopo, anzi potrebbe risultare dannoso in quanto si creerebbero delle inevitabili differenze (dovute agli arrotondamenti) tra le due versioni degli archivi. Inoltre è possibile che si abbia la necessità di continuare a registrare movimenti contabili in lire anche dopo il 1° gennaio 2002, ma che competono all'anno 2001.
Per questo motivo Elastico 2000 Euro non sostituisce le vecchie versioni di Elastico 2000 ma ne consente ancora l'utilizzo.

Tale impostazione dovrebbe essere eseguita una sola volta e comunque da personale autorizzato in quanto potrebbe causare perdite di informazioni.

A tale scopo Elastico 2000 permette la modifica di queste impostazioni solo se si è un utente autorizzato, cioè se è stato attivato questo privilegio con Elastico Utenti.

Gestione estratto conto

La gestione estratto conto di Elastico 2000 Euro si fonda sul concetto di partita.

Una partita è un codice alfanumerico di da 1 a 15 caratteri associato ad uno o più movimenti di prima nota, scadenze o effetti. Il codice partita è sempre legato ad un cliente o ad un fornitore, ed è possibile avere due o più partite con lo stesso codice ma appartenenti a clienti o fornitori diversi.

I punti di forza di questo nuovo tipo di gestione sono:

• Il collegamento avviene tra i movimenti di prima nota anziché tra le testate come nelle versioni precedenti.
• Il codice partita viene memorizzato direttamente all'interno del movimento, senza l'utilizzo di archivi esterni alla Prima nota.
• Il codice partita può essere generato automaticamente dal programma.
• Non c'è nessun limite al tipo ed al numero di movimenti che possono far parte di una partita.

Questo nuovo tipo di gestione ha portato alla riscrittura completa dei programmi di Gestione estratto conto e Gestione pagamenti ed incassi, oltre alla eliminazione di alcune finestre.
Per semplificare ulteriormente l'utilizzo di queste finestre è stato adottato il sistema dei wizard, cioè le operazioni che l'utente deve svolgere sono suddivise in passi, che devono essere completati per accedere al successivo, limitando drasticamente le possibilità di errori.

La gestione estratto conto è suddivisa in tre passi:

Passo 1 - Ricerca

In questo passo si definiscono i parametri per la ricerca delle partite il tipo di partite, avendo la possibilità di scegliere tra clienti, fornitori o agenti, il tipo di partite (solo aperte, solo chiuse o entrambe) ed il periodo.
Si ha inoltre la possibilità di configurare la ricerca in modo da aggiungere alle partite anche le eventuali scadenze (prese dallo scadenziario) non ancora registrate e scegliere se sommarle o meno al saldo attuale delle partite, avendo così una visione dello stato della partita ad una determinata data, anche futura!

Passo 2 - Visualizzazione e selezione delle partite

In questo passo verranno visualizzate le partite che corrispondono ai parametri indicati nel passo precedente, suddivise per agente, cliente e ordinate per data competenza.
Ovviamente per ogni partita vengono riportati tutti i movimenti che gli appartengono (le scadenze non ancora registrate sono evidenziate con un colore di sfondo diverso) e quindi il saldo.
E' possibile selezionare le partite che si desiderano stampare cliccando nell'apposita casella presente per ogni partita.

Passo 3 - Stampa delle partite

Qui è possibile stampare l'estratto conto delle partite selezionate secondo vari modelli di stampa.

Gestione Pagamenti ed incassi

La finestra della Gestione  pagamenti ed incassi è suddivisa in tre passi:

Passo 1 - Ricerca

Il primo passo consente di ricercare le partite alle quali collegare i pagamenti o gli incassi che si desiderano registrare. La finestra si presenta suddivisa in due sezioni:

• Tipo partite
  In questa sezione è obbligatorio scegliere se si desiderano ricercare le partite per cliente o per fornitore, ed eventualmente è possibile specificare quali. Se non si inserisce nessun codice verranno ricercate le partite di tutti i clienti o tutti i fornitori.
• Archivio in cui ricercare le partite
  In questa sezione è possibile scegliere da quale archivio ricavare i dati per la registrazione dei pagamenti o gli incassi. A differenza delle versioni precedenti in cui era possibile ricavare i dati soltanto dalle registrazioni di prima nota già effettuate, adesso è possibile usare anche i dati dello scadenziario e della gestione effetti (quest'ultima solo se è attivato il modulo magazzino).

Passo 2 - Preparazione delle registrazioni

Se la ricerca ha dato esito positivo, si prosegue con la preparazione delle registrazioni che si desiderano effettuare.
Il programma visualizzerà l'elenco delle possibili registrazioni suggerendo tutti i dati della registrazione, compreso l'importo ed il numero della partita. L'utente ha ovviamente la possibilità di modificare tutti i dati ed di scegliere quali registrazioni effettuare realmente e quali ignorare.
Nella colonna Saldo finale della lista sarà possibile controllare il saldo della partita quando la registrazione verrà effettuata.

Passo 3 - Generazione registrazioni di prima nota

In questo passo si conferma semplicemente la scrittura delle registrazioni così come sono state preparate nel passo precedente.

Contabilizzazione documenti di vendita

La registrazione in prima nota dei documenti di vendita emessi con Gestione documenti di vendita è stata completamente riscritta ed è accessibile anche direttamente dal menu Vendite odal menu Contabilità. Il vecchio sistema, cioè quello di selezionare solo le fatture e cliccare sul tasto contabilizza in Gestione documenti di vendita, è comunque ancora attivo.

La finestra della contabilizza documenti di vendita è suddivisa in tre passi:

Passo 1 - Ricerca

Il primo passo consente di ricercare i documenti da contabilizzare.
A differenza delle vecchie versioni, se non specificato diversamente, la ricerca includerà tutti i documenti che al momento della registrazione sono stati predisposti alla contabilizzazione, indipendentemente dal tipo di causale, si potrà ad esempio contabilizzare in un solo passaggio sia fatture che note di credito.
Ovviamente dalla ricerca verranno escluse automaticamente i documenti già contabilizzati.

Passo 2 - Selezione dei documenti da contabilizzare

Se la ricerca ha dato esito positivo, si prosegue con la selezione dei documenti da contabilizzare.

E' importante notare che in questa fase viene data la possibilità di inserire il codice partita (oppure di modificarlo nel caso sia stata creato automaticamente) per ogni documento scelto.
Questo consente ad esempio di collegare direttamente in questa fase una nota credito alla relativa fattura già registrata in prima nota, senza dover effettuare il collegamento in un secondo momento come avveniva nelle versioni precedenti.

Inoltre è possibile decidere se contabilizzare gli effetti collegati al documento cliccando sulla relativa casella nella colonna Eff della lista.

Passo 3 - Generazione registrazioni di prima nota

In questo passo si conferma semplicemente la scrittura delle registrazioni così come sono state preparate nel passo precedente.